รายงานการประชุมฝ่ายงาน MIS MMM 9/7

ครั้งที่ 1/2551

วันที่ 3 สิงหาคม 2551 เวลา 16.00 – 17.00 น.

ณ. ตึกสุโขทัย ห้อง 504 มหาวิทยาลัยรามคำแหง

ผู้เข้าร่วมประชุม

1. น.ส. จุฬาลักษณ์ ทรัพย์สุทธิ MIS Manager

2. นายณัฐพล สุวรรณวงษ์ ที่ปรึกษาด้าน MIS

3. นายยรรยง เย็นจิตร MIS

4. นายกันน์ ไชยณรงค์ MIS

5. นายศักดา ธนะวัฒนาวงศ์ MIS

6. น.ส. ภัทรพรรณ ผัดแก้ว MIS

7. น.ส. ทองศิลป์ คำจันทร์บุญเรือง MIS

8. น.ส. ชุติมา บุญเจริญทวีสุข MIS

9. น.ส. อมรรัตน์ ห่างภัย MIS

เปิดประชุมเวลา 16.30 น.

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องแจ้งที่ประชุมทราบ

- การปรับผังโครงสร้างของ Function Manager

น.ส. จุฬาลักษณ์ฯ แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า จากการประชุมร่วมกับ Board BM604 เมื่อวันที่ 3 สิงหาคม 2551 เวลา 14.00-15.00 น. Board มีมติให้ปรับผังโครงสร้าง คือ

1. ยกเลิกตำแหน่ง Function Product Manager และให้ Product Manager ทั้ง 4 ผลิตภัณฑ์ขึ้นตรงต่อ Project Manager โดยตรง

2. สายการบังคับบัญชาของทีมงานแต่ละ Function ภายในผลิตภัณฑ์แต่ละตัวนั้น จากเดิมทีมงานแต่ละคนจะขึ้นตรงต่อ Product Manager แต่ละผลิตภัณฑ์ที่ตนสังกัดอยู่ แต่ตามมติที่ประชุมดังกล่าว ขอให้ทีมงานที่รับผิดชอบในแต่ละ Line ขึ้นตรงต่อ Function Manager ในสังกัดของตน แต่ก็ยังมีบทบาทหลักซึ่งรับผิดชอบในแต่ละผลิตภัณฑ์ที่ตนสังกัดอยู่ ซึ่งรายละเอียดจะแจ้งให้ทราบในวาระต่อไป

มติที่ประชุม รับทราบ

- 2 -

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่องเพื่อพิจารณา

- Job Description ของ MIS Team และผู้รับผิดชอบ

คุณจุฬาลักษณ์ฯ แจ้งให้ที่ประชุมทราบว่า จากรายงานการประชุม Board ใหญ่ ที่ประชุมได้กำหนดลักษณะงาน Job Description ของแต่ละสายงานมาเป็นที่เรียบร้อยแล้ว ในส่วนของ MIS จะมีลักษณะงานหลักอยู่ 4 ประเด็น คือ

1. จัดทำสื่อประชาสัมพันธ์

2. จัดทำ Website , Blog

3. รวบรวมข้อมูลที่ประเมินผลแล้วและทำการจัดเก็บข้อมูลเพื่อเป็นฐานข้อมูล

4. จัดทำ PowerPoint Presentation

จึงขอให้ที่ประชุมร่วมกันพิจารณาถึงขอบข่ายการดำเนินงานที่เกี่ยวข้อง รวมทั้งกระบวนการ/เส้นทางการทำงานว่าสามารถดำเนินงานได้เบ็ดเสร็จหรือสิ้นสุดที่ใด ที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นและมีมติดังนี้

มติที่ประชุม

ลักษณะงาน	รายละเอียด/จุดสิ้นสุด	ผู้รับผิดชอบ
1. จัดทำสื่อประชาสัมพันธ์	- ออกแบบ(Design) สื่อประชาสัมพันธ์รูปแบบต่างๆ และของที่ระลึก ของจำหน่าย รวมถึง ลวดลายของผลิตภัณฑ์	1. นายศักดา ธนะวัฒนาวงศ์ 2. MIS Team ตามความเชี่ยวชาญแต่ละโปรแกรม
2. จัดทำ Website , Blog	- ดูแลในส่วนที่เกี่ยวข้องกับ Website เช่น การลงข้อมูลต่างๆ การดูแลระบบในเว็บไซต์ เป็นต้น	1. นายยรรยง เย็นจิตร
3. รวบรวมข้อมูลที่ประเมินผลแล้วและทำการจัดเก็บข้อมูลเพื่อเป็นฐานข้อมูล *ข้อมูลในที่นี้ คือ 1. ข้อมูลที่เป็นเอกสารต่างๆ ที่ดำเนินการใน MS Office หรือ โปรแกรมอื่นๆที่เกี่ยวข้อง (เอกสารรายงาน PPT. รูปภาพ Logo ฯลฯ) 2. ความถี่ของการเก็บเอกสาร ขอให้ MIS Team เก็บรวบรวมเป็น Version คือ หากมีการเปลี่ยนแปลง (ไม่ใช่เรื่อง wording หรือ pattern) ก็ขอให้เก็บรวบรวมไว้ เพื่อจะได้นำมาเปรียบเทียบข้อมูลในแต่ละช่วงเวลาได้	- รวบรวมข้อมูลตามผลิตภัณฑ์ที่ตนเองสังกัดอยู่ - นำมาขึ้นเว็บไซต์ของห้อง และ Google Doc - เก็บไว้ ณ จุดศูนย์กลาง เพื่อรักษาฐานข้อมูลอีก 1 แหล่ง	1. MIS Team แต่ละผลิตภัณฑ์รวบรวมและส่งข้อมูลมายัง 2. น.ส. จุฬาลักษณ์ ทรัพย์สุทธิ รวบรวมเป็นฐานข้อมูลและนำเข้า Google Doc.
4. จัดทำ PowerPoint Presentation	- ตามที่ Board หรือ Product Manager ร้องขอ	MIS Team ทุกคน

- รายละเอียดงานอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

น.ส. จุฬาลักษณ์ฯ แจ้งว่า สืบเนื่องจากลักษณะงานประเภทที่ 1 ที่จะต้องอยู่ในความรับผิดชอบของ MIS อยากให้ทีมงานร่วมกันร่างแนวความคิดในการออกแบบสื่อต่างๆที่อาจจะต้องจัดทำ เช่น โปสเตอร์ แฮนบิล สูจิบัตร ภาพ Di-cut ลวดลายของที่ระลึก ลวดลายเสื้อ บัตรเข้างาน ฯลฯ ทั้งนี้ ทาง Board ใหญ่ยังไม่ได้มีการสั่งการมาที่ MIS แต่อย่างใด แต่อยากเสนอแนะให้ทางทีมงานลองคิดและร่างแบบไว้ก่อน เพื่อเวลาที่ทาง Board ต้องการใช้งานเมื่อไร จะได้นำมาประยุกต์ใช้กับแนวความคิดของ Board ได้ทันที การคิดลวดลายดังกล่าว อาจไม่จำเป็นต้องอิงตัว LOGO เป็นหลัก แต่อาจสร้างสรรค์ให้มีความเหมาะสมกับ Theme งานของเรา และทุกท่านสามารถคิดสร้างสรรค์ได้ทุกอย่าง สุดแล้วแต่จินตนาการของตนจะคำนึงไปถึง

อย่างไรก็ตาม การดำเนินการดังกล่าวจะชัดเจนก็ต่อเมื่อเราได้ LOGO และ Theme งานได้รับการอนุมัติเป็นเรียบร้อยแล้ว

- การถ่ายภาพนิ่งและ VDO

สืบเนื่องจากการจัดงาน และทางจะต้องมีการบันทึกภาพนิ่งและ VDO ไว้ โดยส่วนใหญ่ทางห้องจะมอบหมายให้ฝ่าย MIS เป็นผู้ดำเนินการ แต่อาจยังมีข้อจำกัดในเรื่องของกล้อง VDO ซึ่งไม่มีทีมงานคนไหนมี ที่ประชุมจึงมีมติดังนี้

มติที่ประชุม 1. อาจใช้กล้องดิจิตอลทั้งสองตัวเพื่อบันทึกภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหว (มีข้อจำกัดเรื่องหน่วยความจำในการบันทึกภาพเคลื่อนไหว)

2. หารือกับ Board เพื่อแก้ไขปัญหาต่อไป

- 4 -

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่องอื่นๆ

- หารือเรื่องความคาบเกี่ยวของงานร่วมกับ Project Manager PR Manager และ Marketing Manager อย่างไม่เป็นทางการ

หลังจากการประชุมเสร็จสิ้น น.ส. จุฬาลักษณ์ฯ ได้ร่วมหารือเกี่ยวกับการสร้างสื่อประชาสัมพันธ์ ซึ่งยังคาบเกี่ยวอยู่กับฝ่าย PR จึงได้มีมติดังนี้

1. สื่อประชาสัมพันธ์ที่ PR มีลวดลายอยู่แล้วแต่ไม่สามารถผลิตในคอมพิวเตอร์ได้ ขอให้ส่งแบบมาที่ MIS เพื่อกลุ่มจะได้พิจารณาในรายละเอียดอีกครั้ง

2. MIS และ Function อื่นๆ ก็สามารถบูรณาการการทำงานด้านการผลิตสื่อประชาสัมพันธ์ได้เหมือนกัน

3. การจัดทำสื่อประชาสัมพันธ์ จะอยู่ภายใต้เงื่อนไขของระยะเวลา งบประมาณ และความยากง่ายของงานประกอบกัน

ปิดประชุมเวลา 17.00 น.

น.ส. จุฬาลักษณ์ ทรัพย์สุทธิ

ผู้บันทึกรายงานการประชุม